Implementieren 1: Datenbanken

Die Datenbanken in Rentman finden Sie, indem Sie auf die verschiedenen Modulschaltflächen im Hauptbildschirm von Rentman klicken. Klicken Sie auf Materialien, Mitarbeiter, Fahrzeuge oder Kontakte, um die zugehörige Datenbank zu öffnen und die Stammdaten zu pflegen.
In der Materialdatenbank fügen Sie all Ihre Materialien hinzu, sodass Sie diese später in Projekten planen können. Bei Mitarbeiter fügen Sie Ihre Mitarbeiter hinzu, um diese in Projekten für Funktionen planen zu können und damit sie sich mit ihrem eigenen Account einloggen können. Sie fügen Ihre Fahrzeuge in der Fahrzeugdatenbank hinzu, sodass Sie diese für Fahrten planen können und Kontakte fügen Sie hinzu, damit Sie diese mit einem Projekt verknüpfen können.

Dokumente

Die Daten, mit denen Sie die Datenbanken füllen, erscheinen auf Ihren Dokumenten. So werden Kontaktdaten von Ihren Kunden beispielsweise auf Angeboten und Rechnungen angezeigt, Materialien auf Packlisten und Angeboten und Mitarbeiter auf Callsheets.

Kann ich eine bereits vorhandene Liste mit Materialien oder Kontakten importieren?

Es ist möglich Materialien (inkl. Exemplare) und Kontakte (inkl. Kontaktpersonen) zu importieren.

Materialien

Hinzufügen

Alle Materialien aus Ihrem Lager fügen Sie in Rentman als einzelne Items hinzu. Sie können Ihre Materialien alle auf einmal hinzufügen, indem Sie eine Materialliste importieren (als CSV oder Excel Datei). Alternativ können Sie alle Materialien einzeln hinzufügen. Bei jedem Item geben Sie Informationen, wie Namen, Anzahl in Datenbank (Bestand) und Mietpreis hinzu. Verkaufsitems können Sie hinzufügen, indem Sie diese als Verkaufsitems markieren.

- Importieren Sie eine vorhandene Materialliste
- Fügen Sie Materialien hinzu
- Fortgeschritten: Materialien in der Materialplanung verbergen

Sinnvoll kombinieren

Wenn alle Materialien einzeln in Rentman vorhanden sind, können diese mithilfe von zusammengestellten Sets, Cases und Zubehör sinnvoll kombiniert werden. Wenn Sie dies gut einstellen, können Sie schneller arbeiten und vermeiden zusätzlich Fehler.
- Kombinieren Sie Material sinnvoll als Sets, Cases und Zubehör
- Fortgeschritten: Optionen für Zubehör

Fortgeschritten: Exemplare und QR-Codes hinzufügen

Bei Items können Sie Exemplare mit Seriennummern hinzufügen. Zu Exemplaren können Sie, genau wie zu Items, QR-Codes hinzufügen. Ein Item ist beispielsweise ein Lautsprecher, von dem Sie vier Stück haben. Ein Exemplar ist einer dieser Lautsprecher mit einer Seriennummer. Indem Sie mit Exemplaren und QR-/Barcodes arbeiten, können Sie immer nachvollziehen, welche Exemplare bei welchen Projekten gewesen sind. 
- Exemplare hinzufügen
- Mit QR-Codes arbeiten

Personal

Hinzufügen

Im Mitarbeitermodul fügen Sie all Ihre Mitarbeiter und Freelancer hinzu. Dadurch können Sie diese für Funktionen in Projekten einplanen. Indem Sie Tarife zu Mitarbeitern hinzufügen, werden automatisch die exakten Personalkosten der Mitarbeiter bei Projekten berechnet.
- Einleitung Mitarbeiter und Benutzerrollen
- Mitarbeiter hinzufügen

Rechte und Zugang für Mitarbeiter bestimmen

Alle Mitarbeiter können sich mit einem Mitarbeiteraccount einloggen. Hierzu geben Sie für Ihren Mitarbeiter einen Benutzernamen (kleine Buchstaben aneinander geschrieben), Passwort und Benutzerrolle ein.
Sie entscheiden durch die Benutzerrolle, welche Rechte und welchen Zugang ein Mitarbeiter in Rentman erhält. Freelancer geben Sie beispielsweise eine Benutzerrolle, die ihnen nur erlaubt die eigene Planung einzusehen.
In Rentman finden Sie einige Beispielbenutzerrollen, die Sie benutzen oder auch einfach anpassen können. Benutzerrollen vergeben Sie im Mitarbeitermodul und bearbeiten Sie im Adminpanel.
- Einleitung Mitarbeiter und Benutzerrollen
- Benutzerrollen einstellen

Was sind Poweruser? 

In Rentman können Benutzer Poweruser oder normale User sein. Poweruser sind zubuchbare Accounts und normale User sind ab der Pro Version gratis und unbegrenzt verfügbar. Ein Mitarbeiter ist ein Poweruser, wenn die vergebene Benutzerrolle eine Poweruser-Rolle ist. Eine Benutzerrolle ist eine Poweruser-Rolle, wenn damit Projekte erstellt/geändert werden dürfen und/oder Angebote, Planungen und Rechnungen erstellt/verschickt werden. Eine Benutzerrolle, die keine Poweruser-Rolle ist, kann trotzdem das Recht haben, die Planung einzusehen, Material ein/auszubuchen, Packlisten zu erstellen und Stammdaten in den Datenbanken zu verwalten.

Kontakte

Hinzufügen

In der Kontaktdatenbank fügen Sie Ihre Kontakte hinzu. Diese Kontakte können Sie mit Projekten und Zumietaufträgen verknüpfen, sodass die dann auf Ihren Dokumenten erscheinen. Kontakte können Sie in verschiedene Ordner verteilen und befinden sich daher in einer Kontaktdatenbank, aus der Sie bei der Projektplanung wählen. Kontakte können auch Veranstaltungsorte oder Lieferanten sein. Mithilfe von Tags können Sie verschiedene Kontaktgruppen unterscheiden, sodass Sie beispielsweise spezielle Mailings machen können. 
Zu einem Kontakt können Sie mehrere Kontaktpersonen hinzufügen. So könnte Peter beispielsweise eine Kontaktperson des Kontakts Rentman sein. Eine Kontaktperson kann auch eine Abteilung sein, wie beispielsweise die Buchhaltung, die Rechnungen bekommen muss. Kontaktpersonen können Sie einzeln importieren und mit den Kontakten verknüpfen.
- Einleitung Kontakte
- Kontakte und Kontaktpersonen importieren
- Kontakte und Kontaktpersonen hinzufügen

Fahrzeuge

Hinzufügen

Fahrzeuge fügen Sie im Fahrzeugmodul hinzu. Die Fahrzeuge planen Sie in Projekten für Fahrten. Auch Fahrzeuge, die Sie zumieten, können Sie mit den zugehörigen Kosten eingeben.
- Fahrzeuge hinzufügen